Kamis, 07 Juli 2011

ISO 9001:2008 (Prinsip Dasar)

Pendahuluan
Ketika kita mendengar kata ISO 9001 Sistem Manajemen Mutu, refleks ingatan kita
terfokus pada setumpuk dokumen dan sebundel tugas yang bersifat  paper work,
bekerja menghabiskan waktu dibelakang meja sambil tak henti-hentinya mengupdate
data-data lapangan dan menginputnya kedalam table-tabel excel yang membuat
anda boring, malas melanjutkan dan bete.
Begitulah gambaran yang selama ini ada dibenak kebanyakan praktisi pabrik, namun
sesungguhnya benarkah anggapan itu ? atau hanya karena kesalahan persepsi orang
saja ?
Baiklah, dalam catatan ringan ini saya akan mencoba sedikit mengurai benang kusut
persepsi kita tentang ISO 9001, semoga bisa memberikan gambaran yang ringkas agar
semangat implementasi ISO 9001 bisa sejalan dengan apa yang diinginkan standard ini.

DEFINISI DAN SEJARAH ISO 9001:2008
ISO berasal dari kata Yunani  ISOS yang berarti  sama, kata ISO bukan diambil dari
singkatan nama sebuah organisasi walau banyak orang awam mengira ISO berasal
dari  International Standard of Organization, sama sekali BUKAN. ISO 9001 merupakan
standard international yang mengatur tentang sistem management Mutu (Quality
Management System), oleh karena itu seringkali disebut sebagai  “ISO 9001, QMS”
adapun tulisan  2008 menunjukkan tahun revisi, maka ISO 9001:2008 adalah system
manajemen mutu ISO 9001 hasil revisi tahun 2008. Pertanyaan berikut yang muncul,
apakah ISO sering mengalami revisi ? jawabnya : YA. Seiring perkembangan zaman
dan kemajuan teknologi, terutama semakin luasnya dunia usaha, maka kebutuhan
akan pengelolaan system manajemen mutu semakin dirasa perlu dan mendesak untuk
diterapkan pada berbagai  scope industry yang semakin hari semakin beragam. Versi
2008 ini adalah versi terbaru yang diterbitkan pada Desember 2008 lalu. 
Organisasi pengelola standard international ini adalah  International Organization for  Standardization yang bermarkas di Geneva – Swiss, didirikan pada 23 February 1947, kini beranggotakan lebih dari 147 negara yang mana  setiap negara diwakili oleh badan standardisasi nasional (Indonesia diwakili oleh KAN).
Marilah kita  setback  sebentar pada bagaimana sejarah ISO 9001 ada hingga revisi
terakhir tahun 2008.
Sejarah ISO dimulai dari dunia militer sejak masa perang dunia II. Pada tahun 1943, pasukan inggris membutuhkan sekali banyak amunisi untuk perang sehingga untuk kebutuhan ini dibutuhkan banyak sekali supplier. Sebagai konsekuensinya, maka demi kebutuhan standarisasi kualitas, mereka merasa perlu untuk menetapkan standar seleksi supplier. Selanjutnya, 20 tahun kemudian perkembangan standarisasi ini menjadi semakin dibutuhkan hingga pada tahun 1963, departemen pertahanan Amerika mengeluarkan standar untuk kebutuhan militer yaitu MIL-Q-9858A sebagai bagian dari MIL-STD series.  Kemudian standar ini diadopsi oleh NATO menjadi AQAP-1 (Allied Quality Assurance Publication-1) dan diadopsi oleh militer Inggris sebagai DEF/STAN 05-8. 
Seiring dengan kebutuhan implementasi yang semakin  kompleks, maka DEF/STAN 05-8
dikembangkan menjadi BS-5750 pada tahun 1979. Atas usulan American National Standard Institute kepada Inggris, maka pada tahun 1987 melalui International Organization for Standardization, standard BS-5750 diadopsi sebagai sebuah international standard yang kemudian dinamai ISO 9000:1987. Ada 3 versi pilihan implementasi pada versi 1987 ini yaitu yang menekankan pada aspek Quality Assurance, aspek  QA and Production  dan Quality Assurance for Testing. Concern utamanya adalah inspection product  di   akhir sebuah proses (dikenal dengan  final inspection) dan kepatuhan pada aturan system procedure yang harus dipenuhi secara menyeluruh.
Pada perkembangan berikutnya, ditahun 1994, karena  kebutuhan  guaranty quality
bukan hanya pada aspek final inspection, tetapi lebih jauh ditekankan perlunya proses preventive action untuk menghindari kesalahan pada proses yang menyebabkan
ketidaksesuaian pada produk. Namun demikian versi 1994 ini masih menganut system
procedure yang kaku dan cenderung  document centre dibanding kebutuhan organisasi yang disesuaikan dengan proses internal  organisasi. Pada ISO 9000:1994 dikenal 3 versi, yaitu 9001 tentang design, 9002 tentang proses produksi, dan 9003 tentang services.
Versi 1994 lebih fokus pada proses manufacturing dan sangat sulit diaplikasikan pada organisasi bisnis kecil karena banyaknya procedure  yang harus dipenuhi (sedikitnya ada 20 klausa yang semuanya wajib di dokumentasikan menjadi procedure organisasi). Karena ketebatasan inilah, maka technical committee melakukan review atas standard yang ada hingga akhirnya lahirlah revisi ISO 9001:2000 yang merupakan penggabungan dari ISO 9001, 9002, dan 9003 versi 1994.
Pada versi tahun 2000, tidak lagi dikenal 20 klausa wajib, tetapi lebih pada proses business yang terjadi dalam organisasi. Sehingga organisasi sekecil apapun bisa mengimplementasi system ISO 9001:2000 dengan berbagai pengecualian pada proses bisnisnya. Maka dikenallah istilah BPM atau Business Process Mapping, setiap organisasi harus memertakan proses bisnisnya dan menjadikannya bagian utama dalam quality manual perusahaan, walau demikian ISO 9001:2000 masih mewajibkan 6  procedure yang harus terdokumentasi, yaitu procedure control of document, control of record, Control of Non conforming Product, Internal Audit, Corrective Action, dan Preventive Action, yang semuanya bisa dipenuhi oleh organisasi bisnis manapun.


8 PRINSIP MANAJEMEN
Seperti dijelaskan diatas bahwa ISO 9001 versi 2000 dan versi 2008 lebih
mengedepankan pada pola proses bisnis yang terjadi dalam organisasi perusahaan
sehingga hamper semua jenis usaha bisa mengimplementasi system management
mutu ISO 9001 ini. 
System ISO 9001:2008 focus pada effectifitas proses continual improvement dengan
pilar utama pola berpikir PDCA, dimana dalam setiap process senantiasa melakukan
perencanaan yang matang, implementasi yang terukur  dengan jelas, dilakukan  evaluasi dan analisis data yang akurat serta tindakan perbaikan yang sesuai dan
monitoring pelaksanaannya agar benar-benar bisa menuntaskan masalah yang terjadi
di organisasi.
Pilar berikutnya yang digunakan demi menyukseskan proses implementasi ISO 9001 ini,
maka ditetapkanlah Delapan prinsip manajemen mutu yang bertujuan untuk  mengimprovisasi kinerja system agar proses yang berlangsung sesuai dengan focus
utama yaitu effectivitas continual improvement, 8 prinsip manajemen yang dimaksud
adalah :
1)  Customer Focus : Semua aktifitas perencanaan dan implementasi system semata-mata untuk memuaskan customer.
2)  Leadership : Top Management berfungsi sebagai Leader dalam mengawal
implementasi System bahwa semua gerak organisasi selalu terkontrol dalam satu
komando dengan commitment yang sama dan gerak yang synergy pada setiap elemen organisasi
3)  Keterlibatan semua orang : Semua element dalam organisasi terlibat dan concern
dalam implementasi system management mutu sesuai fungsi kerjanya masing-masing, bahkan hingga  office boy sekalipun hendaknya senantiasa melakukan yang terbaik dan membuktikan kinerjanya layak serta berqualitas, pada fungsinya sebagai office boy.
4)  Pendekatan Proses : Aktifitas implementasi system selalu mengikuti alur proses
yang terjadi dalam organisasi. Pendekatan pengelolaan proses dipetakan melalui business process. Dengan demikian, pemborosan karena proses yang tidak perlu bisa dihindari atau sebaliknya, ada proses yang tidak terlaksana karena pelaksanaan yang tidak sesuai dengan  flow process itu sendiri yang berdampak pada hilangnya kepercayaan pelanggan
5)  Pendekatan System ke Management : Implementasi system mengedepankan pendekatan pada cara pengelolaan (management) proses bukan sekedar menghilangkan masalah yang terjadi. Karena itu konsep  kaizen, continual improvement sangat ditekankan. Pola pengelolaannya bertujuan memperbaiki cara dalam menghilangkan akar (penyebab) masalah dan melakukan improvement untuk menghilangkan potensi masalah.
6)  Perbaikan berkelanjutan : Improvement, adalah roh implementasi ISO 9001:2008
7)  Pendekatan Fakta sebagai Dasar Pengambilan Keputusan : Setiap keputusan dalam implementasi system selalu didasarkan pada fakta dan data. Tidak ada data (bukti implementasi) sama dengan tidak dilaksanakannya system ISO 9001:2008
8)  Kerjasama yang saling menguntungkan dengan pemasok : Supplier bukanlah  Pembantu, tetapi mitra usaha,  business partner karena itu harus terjadi pola  hubungan saling menguntungkan.

Dengan 8 pilar ini diharapkan pelaksanaan ISO 9001:2008 benar-benar menjadi sangat
productive dan effective untuk meningkatkan kinerja perusahaan dalam mencapai target-target yang telah ditetapkan.